Ad (728x90)

Filled Under:

Bí Quyết Triển Khai SAP Thành Công

tin-tuc

Có rất nhiều câu hỏi trên các diễn đàn xoay quanh việc làm thế nào để có một dự án triển khai SAP thành công. Tất nhiên ai cũng mong muốn có một câu truyện thành công để kể với mọi người, từ trưởng dự án cho đến những chuyên viên triển khai. Song, thành công là một từ mang tính tương đối.


Có thể bạn sẽ nghe: “Dự án đã go-live (đi vào hoạt động) thành công đúng theo dự định và ngân sách”
Bạn nên hỏi liệu phạm vi ban đầu của dự án được triển khai hay bên triển khai phải tìm hiểu quy trình kinh doanh để lập phạm vi dự án ?
Bạn cũng nên hỏi tình hình hiện tại sau 1 thời gian triển khai? Khách hàng của doanh nghiệp có gặp vấn đề gì không? Hệ thống hoạt động tốt không? Người dùng (users) có được huấn luyện đầy đủ không? Họ có đang làm phần việc của họ tốt không? Bạn có còn phải tư vấn hỗ trợ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp nữa không ?

Một khi bạn đưa những câu hỏi trên vào thực tế, bạn thực sự có thể định nghĩa một dự án triển khai giải pháp SAP thành công, bằng nhiều cách và nhiều cấp độ khác nhau.



Khâu chuẩn bị tốt sẽ giúp việc triển khai thuận lợi


Yếu tố chính tạo nên thành công

Sau đây là danh sách các yếu tố xác định mức độ thành công của một dự án :

Liên lạc thông tin:

Yếu tố tiên quyết làm nên thành công của một dư án đó là sự liên lạc tốt giữa các thành viên trong đội dự án. Ai cũng có thể tự nhận mình là một người có khả năng liên lạc tốt, và chúng ta chắc chắn có những công nghệ để duy trì việc liên lạc thường xuyên thông qua điện thoại, điện thoại di động hoặc email, nhưng sự thật là chúng ta vẫn chưa sử dụng những công cụ đó hết mức có thể.

Mọi người cần giữ liên lạc tốt với nhau để kịp thời sửa chữa nếu có sai sót xảy ra. SAP là một phần mềm tích hợp bao quát toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp, vì vậy mỗi module đều có vai trò rất quan trọng, một khi một công đoạn gặp trục trặc sẽ gây ảnh hưởng đến cả dây chuyền. Vì vậy, sự phối hợp tốt trong đội chính là điều tối quan trọng.

Bên cạnh đó, việc truyền đạt thông tin cũng cần phải chuẩn, chính xác, cụ thể và kịp thời. Làm rõ mọi thứ vài lần. Giải thích thông tin cặn kẽ là chìa khóa của việc truyền đạt.

Sự hỗ trợ tối đa từ cấp quản lý

Sẽ không có gì thay đổi, sẽ không có bất kì quyết định nào được đưa ra, trừ khi ban quản lý ủng hộ nó. Cần phải có sự hỗ trợ và mệnh lệnh từ cấp quản lý dành cho dự án. Nếu ban quản lý không thể hiện bằng văn bản và lời nói thể hiện sự ưu tiên dành cho việc triển khai dự án, khả năng thất bại sẽ tăng cao nếu bất đồng xảy ra giữa các thành viên tham gia dự án và bên phía triển khai.

Ban quản lý có thể hỗ trợ dự án bằng cách chủ động tham gia vào hoạt động hoạch định và quản lý dự án. Không những chủ động tham gia vào các quyết định quan trọng cấp cao, mà còn đồng thời ở các cấp độ thấp hơn, các hoạt động thường ngày trong giai đoạn triển khai dự án. Việc theo sát dự án sẽ giúp gắn kết các thành viên 2 bên và “truyền lửa” cho đội triển khai.

Ban quản lý cần thúc đẩy tốc độ triển khai dự án, không nên cản trở dự án bằng các quy trình quan liêu. Các cuộc họp nên ngắn gọn và thẳng vào chủ đề, tương tự với các bản báo cáo. Các quy trình cần có đầy đủ nhưng không nên làm nó trở nên rối rắm và tốn thời gian, điều này sẽ gây khó khăn cho việc đưa ra quyết định. Quản lý dự án và cho đội triển khai quyền tự do để họ ra quyết định. Điều này sẽ được đánh giá cao.

Kế hoạch và Phương pháp triển khai Dự án chỉ là phương hướng chứ không phải thước đo chuẩn:

Các kế hoạch nên thực tế và chính xác. Đáng tiếc là đa số dự án đều không có kế hoạch thực tế được như vậy. Họ thường đánh giá thấp vấn đề và không dành nhiều thời gian cho các công đoạn không lường trước trong dự án. Nhà cung cấp giao phần cứng muộn, ổ đĩa hết chỗ trống để cài đặt, thời gian training dài hơn dự kiến, người dùng bị quá tải công việc hàng ngày và không có nhiều thời gian để tham gia training, và còn rất nhiều vấn đề có thể phát sinh.

Nếu bạn không thể go live theo dự kiến, vậy ĐỪNG go live. Tốt hơn là bạn nên chậm trễ go live vài ngày, dành thêm thời gian cho khách hàng. Điều đó an toàn hơn việc bạn mạo hiểm go live rồi sau đó lại phải chạy đi chạy lại sửa lỗi phát sinh, hỗ trợ người dùng. Hãy chuẩn bị thời gian dự phòng cho lỗi phát sinh.

Một trong những phương pháp triển khai SAP phổ biến đó là ASAP hay còn gọi là Accelerated SAP. Các tư vấn viên phải được chứng nhận bởi SAP. Phương pháp này sẽ giúp tăng tốc quá trình triển khai. Tuy vậy nó cũng có thể là yếu tố cản trở, gây tốn thời gian. ASAP có một khối lượng lớn công cụ, mẫu biểu và hướng dẫn cách triển khai SAP. Hãy sử dụng chúng một cách hợp lý. Chẳng có lý do gì để áp dụng 100% phương pháp ASAP vào dự án cả. Nên tập trung vào những công cụ hữu ích và thực tế.



ASAP có một khối lượng lớn công cụ, mẫu biểu và hướng dẫn cách triển khai SAP

Quy mô phù hợp:

Bạn sẽ triển khai phần nào của SAP ? Thường thì các doanh nghiệp sẽ rất phấn khích và muốn triển khai 100% quy trình mà SAP có. KHÔNG KHẢ THI CHÚT NÀO. SAP nên được triển khai dựa trên nhu cầu và quy trình của doanh nghiệp. Những quy trình không phù hợp sẽ trở nên thừa thải và cản trở sự thành công của dự án.
Hãy thực tế. SAP có thể làm mọi thứ không đồng nghĩa với việc bạn phải triển khai toàn bộ SAP. Cần đảm bảo người dùng có kiến thức công nghệ, có nghiệp vụ vi tính đầy đủ để hiểu được các quy trình doanh nghiệp, xử lý được các thay đổi xảy ra khi triển khai SAP.

Động viên, Khen ngợi, và tặng thưởng nhân viên

Nghe thì có vẻ hoa mỹ, nhưng bạn nên làm vậy, và đừng làm nó cứng nhắc! Hãy làm vì thực sự bạn muốn vậy, dùng lời khen ngợi với tư cách cá nhân. Nhân viên sẽ làm việc tốt gấp đôi nếu họ được coi trọng. Để làm được vậy bạn phải tham gia các hoạt động thường ngày của doanh nghiệp – điều này đã được đề cập trong phần Hỗ trợ tối đa từ cấp Quản lý doanh nghiệp. Để nói câu cảm ơn là cả một chặng đường dài.

Quản lý các sự thay đổi:

Việc xử lý tốt các thay đổi đóng vai trò rất quan trọng khi triển khai dự án. Đây cũng là phần rất mạo hiểm của doanh nghiệp. Mọi người cần hiểu rằng thay đổi là cần thiết. Nhân viên cần dũng cảm thay đổi và thực hiện nó.

Thách thức này nằm trong tất cả các yếu tố trên:
- Hỗ trợ tối đa từ cấp quản lý
- Thông tin liên lạc
- Phương pháp và kế hoạch triển khai
- Quy mô triển khai
- Động viên, khen ngợi, tưởng thưởng con người

Nếu các yếu tố trên được cân nhắc và sử dụng hợp lý, dự án sẽ triển khai thuận lợi. Nhưng thực tế thì không được dễ dàng như vậy. Bản năng con người thường không thích sự thay đổi. Chuyện phản đối sẽ xảy ra, ngấm ngầm hoặc ngay trước mặt. Nhân viên sợ rằng sự thay đổi doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến vị trí công việc của họ, rất tiếc là thực tế đúng như vậy. 

Chính trị:

Các dự án đều liên quan tới chính trị ở một mức độ nào đó. Hãy đảm bảo các vấn đề liên quan tới chính trị không ảnh hưởng tới tiến độ và hướng đi của việc triển khai. Mạnh dạn đối đầu và giải quyết ngay những vấn đề đó.

Chọn lựa các nguồn tài nguyên tốt:

Khách hàng và ban quản lý phải tham gia và quá trình tuyển dụng các tư vấn viên. Không để 100% công việc đó cho bên tư vấn. Hãy chắc chắn là bạn đang làm việc với các tư vấn viên có kinh nghiệm. Đảm bảo rằng họ không qua quá nhiều trung gian trước khi làm việc với mình. Càng nhiều trung gian, lương của họ càng thấp và chỉ có tư vấn viên ít kinh nghiệm mới chấp nhận mức trả thấp. Điều này ảnh hưởng đến chất lượng dự án. Trong cuộc sống bạn nhận được giá trị mà bạn phải trả. Hãy mạnh dạn đầu tư!

Để nói câu ‘Chúng tôi đã triển khai dự án SAP thành công!’ quả là một quá trình dài nếu xem xét các yếu tố vừa nêu. Lần sau bạn nghe câu đó, hãy có những câu hỏi để phân tích mức độ thành công của dự án. Đã có những nhà triển khai tuyên bố thành công và “bỏ rơi” dự án ..!!

Chúng tôi, Vinasystem, với hơn 10 năm kinh nghiệm trong việc tư vấn triển khai SAP Business One với các đối tác lớn như Lotte Vietnam, LG Vina Cosmetics, Lock & Lock … có thể đảm bảo triển khai một dự án thành công với mức chi phí hợp lý và độ tin cậy cao nhất.

Mọi thắc mắc về giải pháp và triển khai SAP Business One, vui lòng liên hệ #vinasystem (+84-8) 39434072. Email: Sales@vinasystem.com


Liên hệ:


Nguyễn Phương Khanh
0962888048
Công ty TNHH VinaSystem
Số 1, Đinh Lễ, Phường 12, Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh

Unknown

Author & Editor

Với hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai ERP, Vinasystem hiểu rằng các giải pháp có sẵn trên thị trường không thể đáp ứng tất cả các yêu cầu của doanh nghiệp. Để giải quyết vấn đề này Vinasystem cung cấp giải pháp cho từng doanh nghiệp, dựa trên nền tảng kinh nghiệp và với mức giá phù hợp nhất.

0 nhận xét:

Đăng nhận xét

 

We are featured contributor on entrepreneurship for many trusted business sites:

  • Copyright © VinaSystem™ is a registered trademark.
    Blogger Templates Designed by Templateism. Hosted on Blogger Platform.

    back to top